MATKATOIMISTO FARMIMATKAT OY
Y-tunnus 2313198-6

TIETOSUOJASUUNNITELMA

Tietosuojasta vastaava: Johanna Vesa
Osoite: Eväsojanlenkki 7, 12400 Tervakoski
Puhelinnumero: 040-5719235

Suunnitelma päivitetty 17.11.2022

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterin nimi:
Matkatoimisto Farmimatkat Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden hoito. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme toteuttaa asiakkaan tilaaman matkapalvelun sovitulla tavalla. Henkilötietoja voidaan käyttää Matkatoimisto Farmimatkat Oy:n laskutukseen, markkinointiin ja asiakasviestintään, joita toteutetaan myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Rekisterin sisältämät tiedot:
Matkalle ilmoittautuneesta tallennetaan seuraavia tietoja: Nimi, sukupuoli,
kansallisuus, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä yritysasiakkaiden y-tunnus. Joidenkin matkojen toteuttamiseen voidaan tarvita henkilön passin tietoja (esim. Yhdysvaltoihin tai Kanadaan matkustettaessa).

Passin tietoja, esim. passin numero ja viimeinen voimassaolopäivämäärä
voidaan luovuttaa maahantuloviranomaisille. Postituslistalle ilmoittautuneesta tallennetaan nimi ja sähköpostiosoite.

Tietolähteet:
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään henkilöltä itseltään yrityksen verkkosivuilla olevilla sähköisillä lomakkeilla. Matkalle ilmoittautuessaan henkilö antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn ja mahdolliseen luovutukseen kolmansille osapuolille. Lisäksi henkilötietoja voidaan saada muilta tahoilta, esimerkiksi matkalle ilmoittautuneiden tiedot matkan tilanneelta yritykseltä tai yhdistykseltä.
Sitoudumme käsittelemään meille annettuja tietoja asianmukaisella tavalla.

Tietojen luovuttaminen:
Rekisteröidyn henkilö- ja yhteystietoja voidaan tarpeen vaatiessa luovuttaa
eteenpäin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa, jotta tilattu matkapalvelu pystytään toteuttamaan sovitulla tavalla. Tällaisia tahoja ovat mm. alihankkijamme, lentoyhtiöt, hotellit, maahantuloviranomaiset. Ryhmämatkan muille osallistujille tiedot (nimi, paikkakunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) luovutetaan vain henkilön omalla suostumuksella. Rekisteröidyn henkilö- tai yhteystietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksessa kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle jos on tarve, eli matkapalvelun tuottaminen sitä ehdottomasti vaatii. Esimerkkinä lentoyhtiöt, maahantuloviranomaiset ja majoituspalveluiden tarjoajat. Teemme matkoja mm. Kanadaan, Yhdysvaltoihin ja Australiaan. Huolehdimme tietoturvan säilymisestä parhaan kykymme mukaan.

Ulkopuolisten palveluntuottajien vastuu:
Käytämme toiminnassamme muun muassa seuraavia palveluita ja palveluntarjoajia; Fennoa (sähköinen taloushallinto), Hostingpalvelu (internet-palveluiden ja sähköpostin palveluntarjoaja), Mailchimp (uutiskirjeet) sekä erilaiset tietokone-ohjelmistot (esim. Microsoft). Kirjanpito-ohjelmiston tiedot ovat pankkitunnuksin suojattuja. Muut palvelut on suojattu salasanoin, palomuurein ja muin teknisin keinoin.

Henkilötietojen säilytysaika:
Kirjanpitoaineistoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta.
Matkailmoittautumisten yhteydessä annetut henkilötiedot tuhotaan viimeistään 2 vuoden sisällä matkan päättymisen jälkeen asianmukaisella tavalla. Jos asiakas on suostunut vastaanottamaan markkinointimateriaalia, henkilötiedot säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksensa.

Rekisterin tiedotustavat:
Kotisivuillamme henkilötietoja keräävät lomakkeet sisältävät kohdan, jonka käyttäjä aktivoi ymmärtäessään, että hänen henkilötietonsa lisätään asiakasrekisteriin. Samaisessa lomakkeessa on erillinen kohta, jonka aktivoimalla käyttäjä vastaanottaa markkinointimateriaaliamme.

Rekisterin suojaus:
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanoin, palomuurein ja muin teknisin keinoin suojattu. Salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Tietokannat, niiden varmuuskopiot ja manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt yrityksessä. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Pääsy rekisteriin:
Johanna Vesa, yrittäjä (johanna@farmimatkat.fi)
Hanna Linninen, taloushallinto ja kirjanpito (hanna.linninen@hltilit.fi)

Henkilön oikeus omiin tietoihinsa:
Rekisteröity voi milloin tahansa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot lähettämällä tarkastuspyynnön rekisterin pitäjälle (johanna@farmimatkat.fi).
Rekisteröity voi milloin tahansa muokata uutiskirjerekisterissä olevia tietojaan tai peruuttaa uutiskirjeen tilauksen lähettämällä peruutuspyynnön rekisterin ylläpitäjälle.

Toimenpiteet tietovuodon sattuessa:
Matkatoimisto Farmimatkat Oy tiedottaa mahdollisesta tietovuodosta tietosuojaviranomaisille ja asiakkaille viipymättä.